Competenze
Il personale dell'Archivio storico
Attualmente l’Archivio storico comunale è in fase di inventariazione.
La Cooperativa che si occupa di questa procedura è la Cooperativa Archimedia di Bergamo nelle figure del Dr. Giampiero Carotti e della Dott.ssa Francesca Berardi.
Responsabile del servizio consultazione dell’Archivio Storico è la bibliotecaria Dott.ssa Lucia Ursi.
Descrizione dell'Archivio storico
La lunga vita amministrativa del comune di Castelleone è testimoniata dal corposo archivio storico che si è conservato attraverso i secoli fino ad oggi in condizioni piuttosto buone e con un elevato tasso di completezza in gran parte delle sezioni e serie che lo compongono.
Per facilitare l'accesso alla documentazione ad utenti e studiosi l'archivio storico è oggi custodito presso un locale appositamente allestito all'ultimo piano di palazzo Brunenghi, sede della biblioteca e del museo comunali. Tramite appuntamento col personale della biblioteca e previa accettazione della domanda di consultazione da inoltrare alla competente Soprintendenza per i Beni Archivistici di Milano, è possibile per ogni persona accedere alla lettura diretta della documentazione archivistica dell'ampio lasso di tempo compreso tra i secoli XV e XX, precisamente dall'anno 1420 fino al 1949.
Gli strumenti di corredo disponibili per orientarsi all'interno del complesso archivistico sono al momento inventari cartacei redatti in diversi momenti storici e prodotti in seguito ad altrettanti interventi di carattere archivistico che si sono succeduti nel tempo. Il primo inventario è stato redatto nell'immediato dopoguerra, probabilmente nei primi anni '50 ed ha fotografato e fissato su carta la struttura essenziale di tutto l'archivio così come si presentava all'epoca e come sostanzialmente si ritrova tuttora. L'inventario consta di due volumi relativi alle due sezioni principali dell'archivio: l'archivio storico antico, contenente la documentazione dalle origini alla fine dell'Ottocento, l'archivio storico novecentesco comprendente la documentazione dall'anno 1898 al 1949. Questo è un inventario molto sintetico, senza indici né prefazioni ma che è senz'altro utile per un primo approccio alla documentazione e per dare un indirizzo generale della ricerca.
In occasione di un intervento di riordino e inventariazione, effettuato nell'ambito di un laboratorio di archivistica e paleografia tenuto negli anni '70, è stato prodotto un secondo strumento di corredo, sempre cartaceo, relativo a una piccola porzione di documentazione che, nelle finalità dell'intervento archivistico, doveva dare vita a una sorta di archivio diplomatico, cioè all'enucleazione anche fisica della parte di materiale più antica conservatasi, estrapolandola dal resto della documentazione e strutturandola secondo una griglia di classificazione ritenuta più consona ad un archivio comunale di antico regime. Questo intervento ha creato appunto una piccola sezione antica di documentazione, descritta in modo piuttosto dettagliato.
Terzo strumento di corredo in via di definizione e allestimento è invece quello (già consultabile direttamente dall'utente nella versione cartacea ma tra breve messo a disposizione su supporto informatizzato), che gli archivisti della Cooperativa Archimedia di Bergamo incaricati del riordino e inventariazione dell'archivio storico comunale stanno ultimando in questi mesi. Quest'ultimo intervento archivistico ha comportato la completa rischedatura dei pezzi che, tramite un'attenta analisi, ha permesso di ricomporre, in diversi casi, pratiche e fascicoli originali che il tempo aveva sciolto e separato. Si sono anche apportate numerose correzioni agli inventari cartacei esistenti, rilevate preziose segnature, allestita una poderosa banca dati costituita dai lemmi degli indici di persone, luoghi e istituzioni rilevati dalla documentazione e quindi ulteriori chiavi d'accesso per una proficua ricerca. Di non secondaria importanza per l'orientamento nella ricerca saranno le cosiddette schede introduttive, in corso di redazione, che forniranno all'utente un quadro storico-istituzionale dell'ente produttore dell'archivio, cioè il comune di Castelleone, una scheda di descrizione dettagliata della struttura che l'archivio avrà al termine dell'intervento di riordino in corso, altre schede relative a singole sezioni, partizioni e serie che compongono il complesso archivistico, nonché a singoli pezzi e/o sezioni riconosciute come prodotte da altri enti e quindi appartenenti ad altri archivi. Questo è il caso, per esempio, di locali opere pie, di comuni soppressi ed aggregati al comune principale di Castelleone, di antiche istituzioni operanti sul territorio comunale ma non solo, come la Pretura Feudale, che dalla sede di Castelleone amministrava la giustizia anche per diversi comuni del circondario, dell'ufficio del giudice conciliatore. L'esito di questo intervento di riordino e inventariazione di fatto andrà a sostituire il primo volume dell'inventario redatto negli anni '50 e quello allestito negli anni '70 con i vantaggi di aumentare di molto la resa informativa del mezzo di corredo. A completamento dell'informazione si aggiunge che è stata avviata la prosecuzione dell'intervento di riordino e inventariazione dell'archivio storico comunale per la parte novecentesca, dal 1898 al 1965.
Ad oggi quindi la struttura che l'archivio storico comunale presenta, è ancora quella illustrata sommariamente dal primo e dal secondo inventario.
Le tre grandi partizioni sono così costituite: archivio cosiddetto diplomatico, che consta di 12 cartelle e contiene circa 700 unità archivistiche, soprattutto costituite da atti singoli e fascicoli di carte sciolte comprendenti il periodo 1420-1550; archivio storico antico, che è costituito da 659 cartelle e contiene circa 7000 unità archivistiche comprendenti il periodo dalla fine del secolo XV all'anno 1897; archivio storico novecentesco, che è costituito da 400 cartelle e contiene circa 1400 unità archivistiche comprese tra l'anno 1898 e il 1949.
A queste tre sezioni corrispondono tre diverse organizzazioni interne della documentazione. La sezione di archivio diplomatico si articola in 6 titoli: Disposizioni generali, Atti del consiglio della comunità , Uffici della comunità , Contabilità e confessi, Corrispondenza, Cause e liti. Questi titoli sono stati adottati dagli ordinatori che attuarono l'intervento negli anni '70.
La sezione di archivio storico antico è invece articolata su un titolario ottocentesco dove i titoli si susseguono in ordine alfabetico. Sono 23 in tutto e molti presentano anche un altro livello inferiore di classificazione in sottotitoli. Per brevità si elencano solo i titoli principali: Acque e strade, Agricoltura e annona, Anagrafe e censimento, Beneficenza, Cimiteri, Consigli comunali, Contabilità comunale, Corrispondenza e protocollo, Culto, Edilizia comunale, Elezioni, Finanza, Giustizia, Governo, Impiegati e uffici, Istruzione pubblica, Leva, Oggetti diversi, Patrimonio comunale, Pesi e misure, Polizia, Sanità , Stato civile e statistica. Questo titolario Ottocentesco riscontrabile, anche se con piccoli aggiustamenti, in diversi altri archivi comunali dell'epoca, venne adottato nell'ambito del consistente riordino generale dell'archivio comunale effettuato tra la fine del XIX e l'inizio del XX secolo che coivolse tutta la documentazione allora esistente organizzando quindi, secondo le modalità e i criteri ottocenteschi, anche la documentazione di antico regime che oggi infatti si trova collocata nelle prime cartelle di molti dei 23 titoli.
La sezione di archivio storico novecentesco prende le mosse invece dall'emanazione della circolare ministeriale Astengo pubblicata nel corso del 1897 che stabiliva le modalità di creazione, organizzazione e tenuta dell'archivio comunale, istituendo un piano di classificazione articolato in 15 categorie (ognuna comprendente un numero diverso di classi per un totale di circa 90) che servisse da impalcatura alla formazione dei fascicoli dell'archivio corrente di tutti i comuni italiani. Questo titolario normalmente venne applicato dai comuni dall'anno 1898 e di fatto è tuttora in vigore anche se in questi ultimi anni un pool di esperti di archivistica, diritto amministrativo, docenti universitari, in stretta collaborazione con le soprintendenze archivistiche e l'ANCI, ha elaborato un nuovo titolario più rispondente alle tante e nuove funzioni e finalità dell'ente comunale. Nel caso specifico di Castelleone il titolario Astengo venne applicato solo dai primi mesi dell'anno 1900 per cui l'inventario della sezione ottocentesca che si sta ultimando comprenderà anche il carteggio e le pratiche concluse entro i primi due mesi del già citato anno 1900, ultimo periodo di applicazione del titolario ottocentesco, mentre la sezione novecentesca inizierà immediatamente dopo.
Regolamento dell'Archivio storico
TITOLO PRIMO
NATURA, CONDIZIONE GIURIDICA, SEDE E FINALITA’ DELL’ARCHIVO STORICO
Articolo 1
E’ istituita la sezione separata dell’Archivio Storico comunale giusta la deliberazione consiliare n. 119 in data 5 luglio 1984.
Presso l’Archivio Storico saranno depositate, con deliberazione della Autorità Comunale le eventuali future acquisizioni di materiale documentario a qualsiasi titolo pervenute, vale a dire sia per acquisto o per donazione che per deposito o comodato.
Articolo 2
L’Archivio di cui all’art. 1 del presente regolamento è soggetto al regime del demanio pubblico ed è inalienabile ai sensi dell’art. 18 del DPR 30 settembre 1963, n. 1409.
Articolo 3
L’Archivio storico comunale ha la sede nei locali attigui alla Biblioteca Civica.
Articolo 4
L’Archivio Storico ha come suo fine l’idonea conservazione, l’inventariazione a scopi prettamente scientifici del patrimonio archivistico concernente la storia istituzionale, amministrativa, sociale ed economica della comunità di Castelleone in conformità alle vigenti disposizioni.
TITOLO SECONDO
NORME RELATIVE ALLA CONSULTAZIONE DEL MATERIALE ARCHIVISTICO ED AL RILASCIO DI COPIE
Articolo 5
La consultazione dei documenti di archivio dovrà essere compiuta nell’osservanza degli art. 21 e 22 del DPR 30.09.1963 n. 1409 e limitata ai soli atti riordinati ed inventariati.
Gli studiosi sono ammessi alla consultazione dei documenti e possono richiederne la riproduzione ad uso scientifico, purché ne facciano pervenire richiesta scritta, indirizzata alla Sovrintendenza archivistica per la Lombardia, indicando lo scopo dei loro studi e l’eventuale utilizzo della documentazione per scopi editoriali; in questo ultimo caso è d’obbligo richiedere specifica autorizzazione alla Amministrazione Comunale ed almeno due copie del lavoro pubblicato dovranno essere depositate presso la Biblioteca civica di Castelleone.
Saranno esclusi dalla consultazione coloro che per mancato rispetto dei regolamenti vigenti siano stati soggetti alla esclusione dagli archivi e dalle biblioteche pubbliche.
Articolo 6
Le modalità per la consultazione del materiale conservato nell’archivio storico comunale sono le seguenti:
a) gli utenti dovranno indirizzare al Sovrintendente archivistico per la Lombardia e, per conoscenza, al Sindaco di Castelleone una richiesta scritta comprendente l’indicazione della documentazione da consultare e lo scopo della riserva;
b) la consultazione del materiale archivistico potrà essere effettuata esclusivamente nel locale ad essa adibito ed e’ di norma consentita nella misura di tre pezzi (buste, filze, mazzi, pacchi, mappe o registri) al giorno, salvo deroghe concesse dal responsabile dell’archivo;
c) il materiale archivistico è escluso dal prestito e non può essere asportato a nessun titolo senza una preventiva autorizzazione della Sovrintendenza archivistica per la Lombardia;
Il Sindaco può a discrezione ed in presenza di valide garanzie, autorizzare il prestito ad enti ed istituzioni private e pubbliche, per l’allestimento di mostre documentarie, previo nulla-osta dell’organo di vigilanza;
d) agli utenti è fatto divieto assoluto di scrivere appoggiando il foglio sul materiale archivistico, di posare sul medesimo gli strumenti utilizzati per la trascrizione, di eseguire calchi o lucidi senza essere stati preventivamente autorizzati, di scomporre i documenti dall’ordine in cui sono disposti, di disturbare il silenzio nella sala di consultazione; inoltre a norma di legge, è severamente proibito fumare.
A chiunque trasgredisca le norme di cui ai punti a) b) e c) il Sovrintendente archivistico per la Lombardia potrà interdire temporaneamente o definitivamente la consultazione degli atti conservati nell’Archivio Storico comunale fatte salve le ulteriori azioni in difesa degli interessi del Comune.
e) la ricerca, la lettura e la copia dei documenti nell’interesse di terzi è ammessa previa domanda di autorizzazione indirizzata alla Sovrintendenza archivistica per la Lombardia.
Articolo 7
Per prevenire e rallentare il deterioramento dei documenti d’archivio, la Amministrazione Comunale può disporre la microfilmatura delle serie archivistiche più importanti o di più frequente consultazione.
Qualora di un atto esista copia fotostatica, o fotografica, o microfilm, o microfiche, il responsabile dell’archivio può – a propria discrezione – rifiutare la visione diretta dell’originale in ogni caso in cui si rilevino ragioni plausibili per non concedere la autorizzazione ad esaminare direttamente il documento.
Articolo 8
Gli utenti possono trarre copie fotostatiche dai documenti originali conservati in archivio utilizzando le apparecchiature all’uopo predisposte qualora non esistano pericoli di deterioramento del materiale documentario. Nel caso in cui gli atti presentino uno stato di conservazione precario o possano essere danneggiati dalla riproduzione, o per qualsiasi altro motivo che possa compromettere l’integrità , verrà negato il permesso per l’esecuzione delle riproduzioni.
Gli utenti possono eseguire personalmente o far eseguire da persone di loro fiducia fotografie dei documenti conservati nell’Archivio Storico solo se espressamente autorizzati fatte salve le esigenze di tutela del materiale documentario di cui al comma precedente.
Articolo 9
Il permesso di riproduzione non costituisce diritto alcuno di proprietà artistica e letteraria di fronte a terzi.
Articolo 10
L’utente può chiedere che le fotocopie, le fotografie, i calchi di lucidi, di cui sia stata preventivamente autorizzata l’esecuzione, siano certificati per conformità all’originale esistente in archivio, dalla Amministrazione Comunale.
TITOLO TERZO
DISPOSIZIONI RELATIVE AL PERSONALE
Articolo 11
La responsabilità dell’Archivio Storico è affidata ad un bibliotecario in possesso del titolo di studio specifico giusta la disposizione di cui al n. dell’art. 20 della L.R. dicembre 1985 n. 81 o, in mancanza al Sindaco o all’Assessore appositamente delegato.
Le modalità ed i requisiti di assunzione, i diritti ed i doveri, il trattamento giuridico-economico del personale dell’Archivio storico sono stabiliti dal Regolamento organico per i dipendenti comunali nel rispetto altresì della legge regionale n. 81 del 14.12.1985.
In particolare il bibliotecario responsabile:
- assicura il funzionamento dell’Archivio Storico e l’erogazione dei servizi secondo quanto disposto dal presente Regolamento;
- svolge le funzioni inerenti alla conservazione del materiale documentario al suo ordinamento ed al suo uso pubblico;
- cura la buona conservazione dei materiali e degli arredi esistenti in archivio;
- fornisce alla Amministrazione comunale le notizie sullo stato di conservazione dell’archivio e le relazioni sulla attività svolta.
Articolo 12
L’Amministrazione Comunale si impegna a favorire la partecipazione del personale addetto all’archivio storico alle iniziative formative regionali, statali e di altri enti pubblici in orario di servizio o comunque assicurando la retribuzione ai partecipanti.
Articolo 13
Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento valgono le norme vigenti in materia.